Thế mà hầu như không có một cuốn sách nào dạy bạn quy tắc email cả. Tại sao chúng ta lại phải chú ý đến email như vậy? Vì nó chuyển tải một hình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Email ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ liên lạc không thể thiếu với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng cảm thấy tự tin khi sử dụng công cụ tiện ích này. Nếu bạn là một trong số đó, hãy tham khảo 9 lời khuyên và mẹo nhỏ dưới đây, giúp bạn kiểm soát, sử dụng email đúng cách và hiệu quả.
1. Sở hữu một địa chỉ email lâu dài
Việc thay đổi địa chỉ email cũng gây ra những phiền phức như khi đổi số di động, khiến cho bạn bè và đối tác của bạn phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Lý do chủ yếu khiến chúng ta phải thay đổi địa chỉ email là do công việc thay đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ email cho bạn gặp trục trặc (ngừng dịch vụ hoặc phá sản).
Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà cung cấp mà bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những lựa chọn có thể tin cậy. Còn nếu bạn muốn sở hữu một địa chỉ email gắn bó vĩnh viễn với mình thì cách duy nhất là phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên miền đó.
2. Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo mà đã vài năm không dùng đến? Bạn đăng ký mỗi nhà cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email dành cho công việc, một địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, và một địa chỉ gắn với Facebook?
Việc sở hữu quá nhiều địa chỉ email chỉ khiến bạn mất nhiều thời gian để kiểm tra thư. Tốt nhất, bạn chỉ nên duy trì hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể từ bỏ địa chỉ email công việc (do cơ quan cung cấp) thì nên dùng địa chỉ đó để phục vụ công việc.
3. Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Nếu không muốn thấy hòm thư của mình ngập tràn thư rác và thư quảng cáo, bạn chỉ nên cung cấp địa chỉ email của mình cho bạn bè, đồng nghiệp và đối tác quan trọng. Rất nhiều dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó,hãy sử dụng địa chỉ email tạm thời để đăng ký.
4. Phải có tiêu đề trực tiếp, rõ ràng
Quyết định có nên mở một email hay không phụ thuộc rất nhiều vào tiêu đề. Vì vậy, hãy đầu tư nhiều vào phần tiêu đề bằng cách viết rõ ràng, trực tiếp liên hệ với nội dung thông tin chính mà người nhận cần được biết hoặc đang quan tâm.
5.Nên trả lời tất cả các email bạn nhận được
Thật khó và tốn thời gian để trả lời tất cả các email, nhưng nếu có thể bạn hãy sắp xếp để phản hồi lại tất cả các email bạn nhận được cho người gửi – ngay cả khi các email đó không chỉ được gửi riêng cho bạn.
Bạn cũng nên cân nhắc, không cần phải nhấn nút “reply all” nếu không thật sự cần thiết.
6. Hạn chế sử dụng dấu chấm than
Theo chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu thể hiện khả năng yếu kém của một người trong việc tự quản lý cảm xúc cá nhân.
Dấu chấm than có chức năng truyền tải cảm xúc mạnh hoặc sự phấn khích. Vì vậy mà nó cần được sử dụng một cách thông minh và tiết kiệm trong các văn bản.
7. Soát lỗi trước khi gửi
Bạn có thể không nhận ra sai lầm của mình trong khi viết, nhưng người nhận email hoàn toàn có khả năng nhận ra và đánh giá bạn dựa trên những lỗi sai đó. Hãy dành thời gian đọc lại vài lần để kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu, nội dung chính xác nhất mà bạn muốn truyền đạt.
8. Thêm địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng
Để tránh trường hợp lỡ tay gửi một email còn đang viết dở, bạn nên thêm địa chỉ người nhận ở thao tác cuối cùng trước khi chắc chắn tất cả mọi thứ đã sẵn sàng để có thể gửi đi.
9. Tránh viết tắt
Những người sử dụng máy tính cá nhân thường dùng những ký hiệu viết tắt riêng để tránh phải đánh máy nhiều, ví dụ như “IMO” (in my opinion – theo ý kiến của tôi) và “TTYL” (talk to you later – tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau). Tuy nhiên, nhiều người nhận ra rằng những chữ viết tắt đó khó hiểu như những công thức hóa học hữu cơ. Bạn không thể cứ cho rằng mọi người đều quen thuộc với những ký hiệu viết tắt mà bạn đang áp dụng.
